เมื่อพูดถึง Office 365 หรือเรียกสั้นๆว่า O365 (โอ สาม หก ห้า) หลายคนคงนึกถึง Microsoft Office เป็นแน่แท้ จริงๆแล้ว Office 365 ถือว่าเป็น Cloud ตัวแรกๆที่ Microsoft ออกมาเล่นในตลาดอย่างจริงๆจังๆ Product ที่สำคัญที่ขายดีที่สุดของ Microsoft นั้นก็คือ Microsoft Office บางคนอาจจะคิดว่าเป็น Windows แต่ผิดถนัด นั้นคือ Microsoft Office

Microsoft Office ขาใหญ่

Microsoft Office ได้สร้างอารายธรรมมายาวนาน ไม่ว่าคนจะเปลี่ยนไปใช้ Page ของ Apple หรือไปใช้ Open Office หรืออะไรก็แล้วแต่ ก็ต้องกลับมาใช้ Microsoft Office ด้วยเหตุผลที่ ไม่ว่าจะความคุ้นเคย หรือแม้กระทั้งการใช้งานร่วมกันกับคนอื่น เพราะปฎิเสธไม่ได้ว่า File .xls .doc พวกนี้กลายเป็นมาตราฐานไปแล้ว แล้วคนอื่นที่จะมาพยายามตีตลาด ก็เป็นมาตราฐานไปแล้วว่าต้องผ่าน File Microsoft Office ได้ แม้จะทำได้ไม่ดีก็ตาม
ด้วยฟีเจอร์ที่อลังการ งานสร้างมากขึ้นไปเรื่อยๆ แม้กระทั้งหลายๆบริษัทที่ไม่มี ERP ไม่มีระบบการทำบิล หรือ ทำอะไรก็ตาม ก็ใช้งาน Micorosoft Office มาทำงานแทน ตัวอย่างเช่น ผมเคยไปงาน Microsoft Office ก็มีการพูดถึงฟีเจอร์ของ Excel 2016 สิ่งที่ผมทึ่งเพราะผมก็ไม่ได้ใช้งานลึกมากมาย ก็พบว่า Excel 2016 สามารถแยกที่อยู่ภาษาไทย แขวง เขต ออกมาเป็น Report ได้อย่างสุดยอด ทำให้ทำกราฟยอดขายแยกได้ ซึ่งสมัยก่อนที่อยู่ หากอยู่ Field เดียวกันยาวๆ จะยากมาก ต้องมาแตก Field ออก แต่ตอนนี้ไม่ต้องอีกต่อไป แถมยังรู้อีกว่า แขวง ก็คือ ตำบล เขต ก็คือ อำเภอ ถ้าไม่ใช่เจ้าตลาดที่ใส่ใจภาษาของแต่ละประเทศ คงทำไม่ได้ขนาดนี้

แล้ว Office 365 มันเป็นยังไง
Office 365 เป็นความพยายามของ Microsoft ที่อยากให้คนใช้ของถูกลิขสิทธิ ด้วยเหตุที่ ต้องยอมรับว่าบ้านเรา มีของ Version pantip กันอยู่มาก แล้วเราก็ไม่ได้สนใจอะไร แต่มันก็ทำให้คนใช้ Microsoft Office กันอย่างแพร่หลาย เพราะได้ของดีมาแบบฟรีๆ ฮา ฮา ฮา
แต่ Office 365 (O365) นั้น มันคือ Microsoft Office on Cloud นั้นคือเราสามารถใช้ Microsoft Office ที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะบน Device อะไรก็ตาม แต่คำถามของ User คงมีมากกว่า ในเมื่อจะซื้อแล้ว ซื้อขาดคุ้มกว่าไหมอ่ะ

Office ซื้อขาดคุ้มกว่าไหม
คำถามนี้ ถามกันทุกคน แม้แต่ผมก็ถาม แต่ผมบอกได้เลยว่า ความคุ้มแต่ละคนมันไม่เหมือนกัน สำหรับคนที่ใช้ Office อย่างเดียวนั้น ซื้อขาดคุ้มกว่าแน่นอน แต่สิ่งที่ Office 365 ให้นั้นมันไม่ใช่แค่ Microsoft Office นี่ล่ะสิ มันเลยต้องเอาปัจจัยอื่นมาพิจารณาด้วย

ถ้าทุกคนมีอีเมล์ ทุกคนใช้ Office นั้นแหละ Office 365
สิ่งที่ Microsoft Office 365 ให้นั้นมีมากมาย ทั้ง Office , Exchange E-mail, Sharepoint , Lync , OneDrive แต่สิ่งที่จับต้องได้แบบทุกๆคนในองค์กรมักจะใช้กันก็คือ Office กับ E-Mail หลายๆองค์กรมักใช้ E-Mail ฟรี น่าจะมีมากกว่า 90%-95% ได้ คำกว่าฟรี ก็คือฝากไว้กับ HOSTING ซึ่งก็ใช้ Freeware

E-Mail ปัญหาโลกแตก แต่โครตสำคัญ
ผมเป็นคนหนึ่งที่ทำ HOSTING ด้วย ทำมานานมาก น่าจะร่วม 14 ปีได้ ปัญหามากที่สุดของการเปิด Web Hosting ก็คือ E-Mail แล้วโทรศัพท์ลูกค้าที่โทรเข้ามากสุดถึง 99% ก็คือ ปัญหา E-Mail ทำให้หลายๆ Web Hosting ในเมืองไทยปิดตัวลงเพราะ Handle เรื่องนี้ไม่ได้ แล้วมันเป็นปัญหาโลกแตกจริงๆ เพราะมันเกี่ยวข้องกับหลายฝ่ายตั้งแต่ 1. Internet ฝั่งคนส่ง 2. Mail Server คนส่ง 3. Internet คนรับ 4. Mail Server คนรับ 5. Domain name 6. IP Address 7. Header
อย่าให้ List ให้หมดเลย มันเยอะจริงๆ เวลาจะ Verify ว่า E-Mail 1 ฉบับถูกส่งไปแล้วทำไมปลายทางไม่ได้รับ แล้ววิธีแก้คือ ทุกฝ่ายต่างคนต่าง Verify ว่าตัวเองสามารถส่งไป hotmail yahoo google ได้ แต่ส่งหากันทำไมไม่ได้ นี่แหละปวดกบาล
ทำให้ก็มีองค์กรไม่น้อย เริ่มขยับมาใช้ E-Mail Server ระดับ Enterprise กันมากขึ้น ก็ยังหนีไม่พ้นปัญหาเดิมๆ คราวนี้หนักกว่า ไม่มีคนช่วยดูล่ะ ต้องดูเอง Track ยังไงล่ะนั้น แล้วที่หนักใจที่สุดคือ ต้นทุนที่มหาศาล เพราะต้องมี Server เอง Server จะพังก็ต้องทำ HA อีก ทำ Backup อีก
แต่ต้องยอมรับครับ เงินที่เข้าบริษัทได้ทุกวันนี้ มาจากการติดต่อสื่อสารกันผ่าน E-Mail สิ่งนี้ถึงสำคัญมาก ถึง มากที่สุด ผมถึงใช้คำว่าโครตสำคัญ แต่สิ่งหนึ่งที่ผมไม่ค่อยเข้าใจบริษัทคนไทยสักเท่าไรคือ อะไรที่สำคัญกลับไม่ให้ความสำคัญ เลยมักจะเจอคำประมาณนี้เวลา Mail Server ที่อยู่บน Web Hosting ล่มเช่น "คุณรู้ไหม อีเมล์ผมมีมูลค่าเป็นสิบล้าน" โอ้แม่เจ้า แต่มาฝาก E-Mail กับ Hosting เดือนละ 70 ถึงหลักร้อยบาท คุณคิดว่ามันสมเหตุสมผลไหมล่ะ

เมื่อ E-Mail นั้นสำคัญ อย่าให้มันเป็นลูกเมียน้อย
บริษัท 1 บริษัท มีค่าใช้จ่ายมากมาย แต่รู้หรือไม่ว่าพนักงาน 1 คน มีค่าตัวปีนึงประมาณ 1 แสนบาท อย่างน้อยๆ System Engineer 1 คน คุณอาจจะต้องจ่ายถึงปีละ 5 แสนบาท - 1 ล้าน/ปี แต่สำหรับระบบหากเราใช้ Cloud เราจะมีต้นทุนค่าใช้จ่ายเพียงปีละ 5 พันบาท กับ E-Mail และ Microsoft Office ต่อ 1 คน หรือเพียงพันกว่าบาทสำหรับอีเมล์อย่างเดียว แล้วคุณทราบหรือไม่ หากคุณใช้ Cloud ทั้งระบบ คุณอาจจะใช้คนน้อยลง จนเหมือนไม่ได้ลงทุนอะไรเพิ่มเลยก็ได้
ดังนั้นผมถึงเห็นว่า การที่เราลงทุนกับ Infrastruture ขององค์กรที่ดี ไม่ว่าจะ E-Mail , Microsoft Office หรือแม้กระทั้งการติดต่อสื่อสารผ่าน Microsoft Lync อาจจะช่วยลดต้นทุนได้มหาศาล และ เพิ่ม Productivity ให้กับพนักงานอย่างมากมาย ด้วยมูลค่าที่มันไม่ได้มากมายอย่างที่เราคิด คนไทยนั้นกลัวอะไรที่จ่ายรายปี รายเดือน อะไรที่ผูกค่าใช้จ่าย แต่เรากลับไม่ให้ความสำคัญกับอะไรที่มันสำคัญจริงๆ

OneDrive 1TB สิ่งที่ได้ไปกับ Office 365

หากเราคำนวณต้นทุน Harddisk ทุกวันนี้ ถ้าเราซื้อ External Harddisk มูลค่าถูกสุดของมันคือ 1.5 บาท - 2 บาทต่อ GB นี่นับขนาดระดับ 2TB เป็น External ที่ไม่ต้องเสียบไฟ เพราะไม่งั้นต้องมีต้นทุนค่าไฟมาอีก หากคำนวณ 1TB แสดงว่าต้นทุนก็จะอยู่ที่ 1500-2000 บาท
หากเราอยากได้ File Share 1TB ในองค์กร ก็คือต้องมี Server + Disk 1TB x 2 (backup) + Windows Server + Implement Share File ก็ตกราวๆ 50,000 บาท โดยประมาณ ตก 50 บาทต่อ GB หากตีเป็นมูลค่าต่อปี ก็คือ 16,600 บาท/ปี หากตี Server ใช้งานไปได้ 3 ปี
หากเรามองภาพ Office 365 ที่จ่ายปีละ 5-6 พันบาท แล้วแต่ Package แล้วได้ OneDrive 1TB คุณคิดว่ามันคุ้มไหม แล้วมีแนวโน้มได้มากขึ้นเรื่อยๆ ในการจ่ายเท่าเดิมด้วย

Microsoft Lync ประชุม Online ไม่ต้องเดินทาง
ผมมีรุ่นน้องคนหนึ่ง เขามีบริษัทที่มี Headoffice อยู่ กทม แต่ว่ามีสาขาอยู่ต่างจังหวัด 1-2 ครั้งต่อสัปดาห์เขาจะต้องเดินทางไป ต่างจังหวัด เพื่อประชุมงาน 3 ชม สุดท้ายผมก็เลยแนะนำ Cisco WebEx ไปให้ ตอนนี้ก็ไม่ต้องเดินทางไปประชุมล่ะ แล้วก็ซื้อ WebEx ไปเรียบร้อยด้วยราคา 7,200 ($19/month) ต่อปี
แต่ช้าก่อน Office 365 ทำให้คุณได้ประชุม Online ได้เพียงมี Internet เช่นเดียวกัน แถมประชุมให้กับคนที่ไม่มี Account ได้ด้วย คือ ให้คนที่ไม่ได้ใช้ Microsoft Lync เข้ามาใช้งานได้ด้วย แล้วหนักกว่านั้นคือ หากบางคนอยู่ต่างประเทศ หรือไม่สะดวกในวันและเวลาที่กำหนด ก็เข้าใช้ Microsoft Lync ผ่านมือถือทั้ง iOS,Android และ Windows Phone อีก
จริงๆไม่ได้พูดถึง Microsoft Lync ก็คงจะไม่รู้ว่าจริงๆแล้วมันแพงขนาดไหน แล้วองค์กรใหญ่ๆเท่านั้นถึงจะใช้กัน ค่า License microsoft Lync น่าราคาหลายแสน ถ้าได้ใช้ด้วยกับ Office 365 ก็โครตจะคุ้มสุดๆ

สุดท้าย ความคุ้มค่า ก็อยู่ที่เราตัดสินใจ เพราะธุรกิจมีหลายๆอย่างต้องบริหาร อยู่ที่เราเลือกในการลงทุนว่าจะลงทุนกับอะไร ธุรกิจก็อยู่กับต้นทุน ยิ่งทำต้นทุนให้ต่ำก็ได้เปรียบ แต่บางทีเราก็ลืมต้นทุนที่มองไม่เห็น คือ เวลาที่เสียไปกับอะไรที่ไม่ควรจะเสีย แต่ค่าของเวลาแต่ละคนไม่เท่ากัน บางองค์กรทำเงินรายชั่วโมงต่ำหน่อยก็ ถือว่ายอมเสียเวลาได้ไม่เสียหายมาก บางองค์กรทำเงินกันรายนาที ระบบก็ล่มไม่ได้เลยก็เจอมาแล้ว น่าอิจฉาจริงๆทำเงินรายนาที สุดยอดมากๆ นาทีนึงว่ากันเป็นหลักล้านกันเลย สุดท้ายก็ให้เราเลือกในสิ่งที่ใช่สำหรับองค์กรเรา มากกว่าเลือกในสิ่งที่เว่อไปสำหรับองค์กรเรา แต่ต้อง forecast ให้ได้ว่า Next Step คืออะไรมากกว่า